Kartoteka wesela
Kartoteka jest głównym ekranem operacyjnym konkretnego wesela. Zamiast katalogu luźnych notatek przechowuje informacje, które zmieniają gotowość zespołu.
Nagłówek wydarzenia
Nagłówek odpowiada na sześć pytań:
- Kto? — nazwa pary.
- Kiedy? — data i godzina w strefie obiektu.
- Gdzie? — obiekt i sala.
- Kto prowadzi? — koordynator.
- Jaki etap? — status wydarzenia.
- Czy jesteśmy gotowi? — wskaźnik gotowości.
Status wydarzenia
| Status | Użycie |
|---|---|
| Lead | Zapytanie lub wstępna rozmowa bez potwierdzenia. |
| Planowanie | Umowa albo przygotowania są w toku. |
| Potwierdzone | Termin i realizacja są potwierdzone. |
| Live | Wydarzenie trwa; priorytet ma run sheet i komunikaty. |
| Zakończone | Realizacja jest zamknięta operacyjnie. |
| Anulowane | Wydarzenie nie dojdzie do skutku. |
Status nie usuwa historii ani danych. Usunięcie wydarzenia jest osobną, kontrolowaną operacją logiczną.
Gotowość
W pilocie gotowość jest średnią trzech sygnałów:
- ukończenia zadań;
- potwierdzenia dostawców;
- liczby usadzonych osób względem liczby gości.
To wskaźnik rozmowy, nie certyfikat bezpieczeństwa. Wartość 100% nie zastępuje odprawy zespołu ani kontroli zmian po zamknięciu listy.
Zadania
Każde zadanie powinno mieć konkretny rezultat, właściciela i moment wykonania. Dobre: „Zatwierdzić finalny plan stołów z parą”. Słabe: „Stoły”.
Oznaczenie pilne rezerwuj dla pracy, której opóźnienie wpływa na klienta albo realizację. Zbyt wiele pilnych elementów niszczy znaczenie sygnału.
Run sheet
Run sheet jest uporządkowany chronologicznie. Element może mieć:
- godzinę;
- miejsce;
- właściciela;
- notatkę;
- status wykonania;
- oznaczenie krytyczne.
W dniu wydarzenia zespół powinien widzieć przede wszystkim następny niewykonany punkt i zdarzenia krytyczne. Aplikacja iOS zachowuje ostatni poprawnie pobrany stan do odczytu przy chwilowej utracie sieci.
Dostawcy
Przechowuj kategorię, osobę kontaktową, telefon/e-mail, godzinę przyjazdu i potwierdzenie. Potwierdzenie oznacza, że obiekt uzgodnił szczegóły — nie tylko że dostawca istnieje na liście.
Finanse
Kartoteka pokazuje wartość, zapłaconą kwotę i saldo. Raty mają nazwę, termin, numer dokumentu i status. Jeśli obiekt korzysta z aktywnego linku płatniczego, jego status może aktualizować się automatycznie. Rejestr nie zastępuje programu księgowego ani decyzji podatkowych obiektu.
Gdy dwie osoby edytują jednocześnie
Splot chroni nowsze informacje przed przypadkowym nadpisaniem. Jeśli ktoś zapisał zmianę przed Tobą, zobaczysz prośbę o odświeżenie kartoteki i ponowne sprawdzenie danych.
Odśwież kartotekę przed finalnym zatwierdzeniem liczby gości albo zmianą planu dnia wykonaną równolegle z innym koordynatorem.
Następny przewodnik: Goście, zaproszenia i RSVP.