Pakiet produkcyjny
Pakiet produkcyjny zamienia aktualną kartotekę wesela w materiały dla konkretnych odbiorców. Nie wysyłaj jednego ogromnego pliku wszystkim — kuchnia, wejście, serwis i transport potrzebują innych informacji.
Co przygotować
| Materiał | Dla kogo | Najważniejsza zawartość |
|---|---|---|
| Plan dnia | koordynator i kierownik sali | godziny, miejsca, odpowiedzialni i punkty krytyczne |
| Lista wejścia | recepcja lub check-in | nazwiska, gospodarstwa, status i stół |
| Arkusz kuchni | kuchnia | liczby posiłków, alergie i dzieci |
| Plan stołów | sala i goście | nazwy stołów oraz przypisane osoby |
| Transport | kierowcy i koordynator | kursy, przystanki i liczby osób |
| Noclegi | recepcja | pokoje, liczba nocy i uwagi potrzebne do obsługi |
Zanim zatwierdzisz
- zamknij RSVP;
- obsłuż wszystkie korekty;
- przypisz stoły potwierdzonym gościom;
- usuń konflikty planu sali;
- sprawdź posiłki, alergie, transport i noclegi;
- poproś drugą uprawnioną osobę o kontrolę.
Wersje i późne zmiany
Każdy zatwierdzony pakiet ma numer wersji, autora i czas przygotowania. Jeżeli po zatwierdzeniu zmieni się RSVP, posiłek albo stół, wcześniejsza wersja zostanie oznaczona jako nieaktualna.
Nie poprawiaj starego PDF-u ręcznie. Wprowadź zmianę w kartotece, przygotuj nową wersję i poinformuj zespoły, które otrzymały poprzednią.
Bezpieczny wydruk
- plan publiczny nie zawiera alergii, telefonów, noclegów ani potrzeb dostępności;
- materiały kuchni i recepcji trafiają tylko do właściwych osób;
- przy wejściu używaj dużej typografii i wysokiego kontrastu;
- przechowuj i niszcz wydruki zgodnie z zasadami obiektu.
Ostatnia kontrola
- numer wersji jest taki sam u koordynatora, kuchni i sali;
- wcześniejsze wersje zostały wycofane;
- osoby odpowiedzialne potwierdziły odbiór;
- istnieje plan awaryjny na brak sieci lub urządzenia.