Goście, zaproszenia i RSVP

Jedna lista łączy zaproszenie, obecność, posiłek, alergie, dostępność, transport, nocleg, stół i przybycie. Informację wpisujemy raz, a później wykorzystujemy w planowaniu i realizacji.

Osoba i gospodarstwo

Gość to jedna zaproszona osoba. Gospodarstwo to rodzina, para lub grupa korzystająca z jednego prywatnego linku.

Przykład: gospodarstwo „Rodzina Kowalskich” może zawierać dwoje dorosłych i dziecko. Każda osoba odpowiada osobno, ale cała rodzina korzysta z jednego zaproszenia.

Dodaj osoby

Minimalnie wpisz imię i nazwisko. Dodaj tylko informacje potrzebne zespołowi:

• osoba dorosła, dziecko lub osoba towarzysząca;
• potwierdzenie obecności;
• posiłek, alergie i preferencje;
• potrzeby dostępności;
• transport i nocleg;
• przypisany stół.

Status Oczekuje oznacza brak odpowiedzi — nie odmowę.

Importuj listę z arkusza

Jeżeli lista powstała wcześniej w Excelu lub innym systemie, nie przepisuj jej ręcznie.

1. Otwórz Goście i zaproszenia i wybierz Dodaj gości z arkusza.
2. Pobierz szablon CSV albo wybierz własny plik CSV/XLSX.
3. Sprawdź raport: liczbę nowych i istniejących osób, pominięte kolumny oraz błędy w konkretnych wierszach.
4. Jeżeli są błędy, popraw plik i wczytaj go ponownie. Żaden błędny wiersz nie zostanie zapisany.
5. Wybierz, czy istniejące osoby pominąć, czy uzupełnić danymi z pliku.
6. Zatwierdź import.

Import obsługuje do 2000 osób w jednym pliku. Podgląd wygasa po dwóch godzinach i jest dostępny tylko osobie, która go utworzyła. Po zatwierdzeniu dane źródłowe podglądu są usuwane.

Najpewniejsze dopasowanie

Podawaj unikalny e-mail gościa. Bez e-maila Splot porównuje imię, nazwisko i gospodarstwo, dlatego dwie osoby o tych samych danych mogą wymagać ręcznej korekty pliku.

Utwórz gospodarstwo

1. Otwórz Pracownię zaproszeń.
2. Utwórz gospodarstwo i nadaj mu czytelną nazwę.
3. Dodaj opcjonalny e-mail lub telefon kontaktowy.
4. Wybierz język zaproszenia.
5. Przypisz wszystkie właściwe osoby.

Jedna osoba może należeć tylko do gospodarstwa z tego samego wesela.

Popraw lub wycofaj gospodarstwo

Rozwiń gospodarstwo na liście, aby poprawić nazwę, kontakt, język albo skład zaproszenia. Zapis zastępuje skład gospodarstwa dokładnie zaznaczonymi osobami. Osoba odłączona od gospodarstwa pozostaje na liście gości i może później trafić do innego zaproszenia.

Opcja Wycofaj zaproszenie odłącza wszystkie osoby i natychmiast blokuje dotychczasowy link oraz QR. Gospodarstwo znika z listy roboczej, ale Splot zachowuje historię wysyłki i audyt operacji. Po finalnym zamknięciu RSVP najpierw trzeba świadomie odblokować listę.

Wydaj link lub QR

1. Wybierz gospodarstwo.
2. Utwórz prywatne zaproszenie.
3. Otwórz je samodzielnie i sprawdź treść.
4. Skopiuj link albo pobierz kod QR.
5. Wyślij go bezpośrednio właściwej rodzinie.

Nie publikuj zaproszenia

Prywatny link pokazuje osoby i odpowiedzi jednego gospodarstwa. Jeśli trafi do niewłaściwej osoby, wydaj nowy — stary przestanie działać.

Odpowiedź gościa

Gość nie zakłada konta. Dla każdej osoby wybiera Będę albo Nie będę, a następnie uzupełnia potrzebne szczegóły. Po wysłaniu odpowiedzi liczby i dane pojawiają się w kartotece wesela.

Kontroluj braki

Regularnie sprawdzaj:

• gospodarstwa bez odpowiedzi;
• osoby obecne bez wybranego posiłku;
• alergie wymagające potwierdzenia;
• potrzeby dostępności bez przydzielonego działania;
• osoby bez stołu po zamknięciu RSVP.

Pełną kartę osoby rozwiniesz bez opuszczania listy. Możesz poprawić imię, nazwisko, kontakt, RSVP, posiłek, potrzeby dostępności, transport, nocleg i stół. Usunięcie wymaga osobnego potwierdzenia i jest blokowane po finalizacji RSVP lub przypisanego miejsca. Nie usuwaj osoby tylko po to, aby zmienić jej odpowiedź.

W aplikacji iOS te same dane są dostępne w natywnej, filtrowanej liście. Owner, manager i koordynator mogą także zarządzać gospodarstwami, wydawać nowy link i pokazać kod QR bez przechodzenia do Safari. Rola Operacje widzi listę i wykonuje check-in, ale nie otrzymuje danych kontaktowych ani narzędzi edycji.

Zamknij RSVP

Po terminie zamknij listę dopiero po wyjaśnieniu braków. Późne zmiany trafiają do kolejki korekt, dzięki czemu liczby dla kuchni nie zmieniają się po cichu.

Check-in w dniu wesela

1. Wyszukaj nazwisko lub gospodarstwo.
2. Sprawdź status i stół.
3. Oznacz przybycie.

Przybycie można oznaczyć tylko osobie, która potwierdziła obecność. Jeśli gość zmienił decyzję, najpierw popraw RSVP, a dopiero później wykonaj check-in.

Kontrola przed produkcją

• każda osoba jest w odpowiednim gospodarstwie;
• posiłki i alergie są kompletne;
• dzieci i potrzeby dostępności są widoczne;
• transport i noclegi są zrozumiałe dla obsługi;
• każdy potwierdzony gość ma stół;
• link testowy został sprawdzony na prawdziwym telefonie.