Dzień wesela

W dniu realizacji Splot ma ograniczać szukanie informacji. Zespół powinien wiedzieć, co dzieje się teraz, co jest następne i kto przejmuje odchylenie.

Dzień wcześniej

• Zamknij albo potwierdź listę gości.
• Sprawdź sumy posiłków, alergii, dzieci i obsługi.
• Potwierdź przyjazdy dostawców.
• Przejdź każdy krytyczny element run sheetu.
• Wyznacz właściciela wejścia i urządzenie iOS.
• Naładuj urządzenia i sprawdź sieć w strefie wejścia.
• Przygotuj papierową procedurę awaryjną zgodnie z zasadą obiektu.

Odprawa zespołu

Odprawa powinna trwać 10–15 minut i zakończyć się wspólnym obrazem sytuacji.

1. Stan — liczba gości, potwierdzenia, niezamknięte ryzyka.
2. Czas — pierwsze trzy istotne punkty run sheetu.
3. Ludzie — koordynator, kierownik sali, wejście, kuchnia, recepcja.
4. Wyjątki — alergie, dostępność, dzieci, VIP, późne przyjazdy.
5. Plan B — pogoda, prąd, transport, opóźnienie ceremonii.

Praca z run sheetem

Oznacz punkt jako wykonany dopiero po realnym zakończeniu. Dla zdarzenia krytycznego nie wystarczy „ktoś się tym zajmuje”. Właściciel powinien potwierdzić wykonanie albo zasygnalizować odchylenie.

Reguła następnego kroku

Po każdej zmianie czasu aktualizuj najpierw najbliższe zależne zdarzenie i osobę odpowiedzialną. Nie przepisuj od razu całego wieczoru, jeśli wpływ jest lokalny.

Wejście i check-in

1. Otwórz Goście w iOS.
2. Wybierz właściwe wesele i odśwież dane.
3. Wyszukaj nazwisko albo gospodarstwo.
4. Sprawdź status i stół.
5. Oznacz przybycie jednym dotknięciem.

Jeżeli urządzenie chwilowo straci sieć, aplikacja pokazuje ostatnio pobraną listę i zapisuje oznaczenia przybycia w kolejce. Po odzyskaniu połączenia wyśle je automatycznie. Przed zmianą urządzenia poczekaj, aż licznik oczekujących operacji wróci do zera.

Komunikaty zespołu

Komunikat ma odbiorcę, krótki tekst i opcjonalne oznaczenie krytyczne. Używaj zakresu:

• wszyscy;
• koordynatorzy;
• kuchnia;
• serwis.

Krytyczny komunikat powinien wymagać potwierdzenia. Nie używaj tej flagi do zwykłych aktualizacji, bo zespół przestanie odróżniać eskalację od informacji.

Procedura odchylenia

Zamknięcie wydarzenia

• zamknij niewykonane zadania albo przesuń je do follow-upu;
• potwierdź wykonanie kluczowych punktów;
• odnotuj różnicę między RSVP a obecnością;
• zapisz incydenty i działania naprawcze poza danymi gości;
• ustaw status Zakończone dopiero po zamknięciu operacyjnym;
• zaplanuj rozmowę retro w ciągu 48 godzin.

Retro 15 minut

Zapytaj: co było szybsze dzięki Splot? Gdzie zespół wrócił do arkusza lub komunikatora? Której informacji nie dało się znaleźć w 10 sekund? Zapisz konkretne przykłady i omów je przed następnym weselem.