Korekty po RSVP

Prośba o korektę nie jest jeszcze zmianą danych. Kolejka pozwala sprawdzić, co gość chce zmienić, i świadomie zamknąć sprawę. Obsługuje ją właściciel, manager lub koordynator; rola Operacje zgłasza wyjątki odpowiedzialnej osobie.

Gość wysyła prośbę

W prywatnym zaproszeniu wybiera Poproś o korektę, wskazuje osobę albo całe gospodarstwo i opisuje zmianę. Przykład: „Maria nie potrzebuje noclegu, pozostałe osoby bez zmian”. Prośba dla jednej osoby musi dotyczyć kogoś z tego zaproszenia.

Nie wysyłaj drugiej prośby tylko dlatego, że RSVP od razu się nie zmieniło. Przy pilnej sprawie skontaktuj się z koordynatorem i wskaż istniejące zgłoszenie.

Organizator rozpatruje prośbę

1. Otwórz właściwe wesele i sekcję korekt w Planning Studio.
2. Sprawdź gospodarstwo, osobę, treść i czas zgłoszenia.
3. Ustal wpływ na liczbę gości, posiłki, alergie, miejsca, transport i noclegi.
4. Potwierdź niejasności z gościem lub parą — nie zgaduj, której osoby dotyczy opis.
5. Dla prośby opisowej wprowadź uzgodnione zmiany w kartotece gościa. Przy zamkniętej kartotece użyj kontrolowanego odblokowania i podaj powód. Następnie wybierz Zmiany już wprowadzone.
6. Jeśli prośba zawiera konkretne zmiany pól, porównaj Teraz i Prośba. Wybierz Zastosuj zmiany, aby zapisać wskazane wartości. W webie zaznacz potwierdzenie sprawdzenia; w iOS potwierdź decyzję w oknie dialogowym. Jeśli prośba nie może zostać przyjęta, odrzuć ją i poinformuj zainteresowaną osobę.
7. Sprawdź stan finalizacji i przygotuj nową wersję materiałów, jeśli poprzednia przestała odpowiadać aktualnym danym.

Opis tekstowy nie wypełnia pól automatycznie

Obecny formularz gościa wysyła opis. Oznaczenie takiej prośby jako zastosowanej jest potwierdzeniem pracy organizatora, nie automatycznym odczytaniem tekstu. Jeżeli zgłoszenie zawiera konkretne zmiany pól, ich jawne zatwierdzenie może zastosować je również po finalizacji — to kontrolowany wyjątek z historią operacji, który unieważnia aktualność wcześniejszego pakietu.

Statusy i ponowne kliknięcie

• Do rozpatrzenia — organizator jeszcze nie zamknął sprawy.
• Zastosowano — sprawa została przyjęta i obsłużona.
• Odrzucono — prośba nie została przyjęta.

Ponowienie tego samego zatwierdzenia nie powinno stosować zmian drugi raz. Rozpatrzonej prośby nie można przestawić na przeciwny wynik drugim kliknięciem. Jeżeli ustalenie zmieniło się ponownie, utwórz nową prośbę i zachowaj historię poprzedniej. W razie sporu lub pomyłki skontaktuj się z obsługą.

Jeżeli kartoteka zmieni się po otwarciu podglądu, zapis może zostać zatrzymany. Odśwież dane i porównaj je ponownie — nie zatwierdzaj na podstawie starego ekranu. Usunięcie albo przeniesienie osoby do innego zaproszenia również może zablokować automatyczne zastosowanie. Najpierw wyjaśnij, kogo dotyczy prośba.

Po zmianie

• Sprawdź odpowiedź osoby i przydzielony stół.
• Przy odmowie przybycia nie pozostawiaj jej oznaczonej jako obecnej.
• Powiadom kuchnię, salę, recepcję lub transport, zależnie od skutków.
• Wycofaj nieaktualne wydruki; nie zakładaj, że inni zobaczyli zmianę na telefonie.
• Zamknięcie prośby samo w sobie nie wysyła e-maila ani SMS do gościa.

Wróć do pełnego podręcznika.