Zaproszenia i RSVP

Najlepsze RSVP jest krótkie dla gościa i kompletne dla obiektu. Zanim wyślesz pierwszy link, uzgodnij z koordynatorem, które odpowiedzi rzeczywiście zmieniają produkcję wesela.

Przygotuj listę

Każda osoba powinna należeć do jednego gospodarstwa. Rozdziel gospodarstwa, jeśli goście mają otrzymać inne zakresy zaproszenia albo nie powinni widzieć nawzajem swoich danych.

Przykładowe gospodarstwa:

• Anna i Piotr Kowalscy;
• Rodzina Nowaków;
• Maria Wiśniewska + osoba towarzysząca;
• Jan Zieliński.

Nienazwana osoba towarzysząca może zostać oznaczona flagą plus-one. Po poznaniu imienia należy poprawić rekord, nie tworzyć duplikatu.

Ustal zakres pytań

W pilocie dostępne są:

• obecność każdej osoby;
• wariant posiłku;
• dieta i alergie;
• potrzeby dostępności;
• wybór transportu;
• informacja o noclegu.

Nie pytaj o dane, których nikt później nie obsłuży. Pytanie o transport musi odpowiadać konkretnym kursom lub sposobom dojazdu.

Termin RSVP

Ustal termin wspólnie z obiektem, uwzględniając czas na:

1. przypomnienia;
2. telefon do osób bez odpowiedzi;
3. plan stołów;
4. liczby dla kuchni;
5. zmiany noclegów i transportu.

Portal blokuje przesłanie odpowiedzi po terminie. Późną zmianę wprowadza operator po kontakcie z gościem.

Dystrybucja

Prywatny URL albo QR wysyłaj kanałem uzgodnionym z gościem. Wersja pilotażowa nie wysyła jeszcze automatycznych e-maili ani SMS. Operator kopiuje link lub pobiera QR i korzysta z własnego kanału komunikacji.

Test rodzinny

Przed masową wysyłką daj link jednej zaufanej osobie spoza zespołu. Jej pytania pokażą, czy nazwy posiłków, transportu i noclegu są zrozumiałe bez dodatkowej wiadomości.

Zmiana i wyciek linku

Jeśli link trafi do złej osoby:

1. poinformuj operatora;
2. operator ponownie wydaje zaproszenie;
3. stary token natychmiast traci ważność;
4. nowy link trafia wyłącznie do właściwego odbiorcy.

Rotacja nie usuwa zapisanych odpowiedzi gospodarstwa.

Po terminie

Para i obiekt wspólnie wyjaśniają brakujące odpowiedzi. Gdy dane są finalne, należy ustalić moment blokady produkcyjnej. Pełne zatwierdzenie i wersjonowane eksporty są opisane w Pakiecie produkcyjnym.